Experimente aumentar a produtividade da sua empresa

Produtividade é uma das palavras-chaves na gestão de qualquer empresa. Dela depende, em grande parte, o faturamento do negócio. Algumas técnicas e procedimentos podem ajudar a otimizar o tempo e aumentar a produção. Marcos Rezende, consultor, escritor e empreendedor da área de marketing digital,  é criador do blog Insistimento, que tem dicas de motivação e inovação para empreendedores que querem produzir mais e transformar o mundo. Ele tem alguns conselhos para os pequenos empresários que estão lidando com as dificuldades mais comuns das micro e pequenas empresas: falta de tempo, estresse, acúmulo de tarefas e falta de planejamento afetando a produtividade e, consequentemente, a lucratividade. Segundo ele, a gestão eficiente do tempo é o que separa o profissional eficiente do “não tão eficiente”.

Mais eficiência

São 5 técnicas que, se utilizadas diariamente, vão facilitar a gestão da sua empresa, gerando mais eficiência e melhores resultados:

 1. Planejamento de tarefas 
Crie a rotina de fazer um planejamento diário, semanal, mensal, semestral e anual de atividades. Pode haver alterações no decorrer dessa agenda, mas com ela é possível saber para onde você está indo, o que precisa ser entregue e quando. Para Rezende, “a maioria das pequenas empresas sofre em demasia porque não são capazes de sequer planejarem o seu calendário anual de promoções, bem como as suas parcerias e tudo o mais que possa aumentar o seu faturamento.”   

2. Primeiro as suas tarefas, depois os clientes
Para evitar que o planejamento do dia seguinte vá por água baixo assim que você ligar o computador, a dica de Rezende é simples: “não baixe os e-mails dos clientes antes do meio-dia”. Use a manhã para focar nas atividades que você planejou e só depois desse horário avalie o que deve entrar na agenda do dia atual. Com essa iniciativa simples, é possível ganhar tempo e produzir mais. Se alguém tiver urgência em falar com você, fará contato por telefone.

3. O dono da agenda é você, não o cliente
É comum que assuntos que pareçam urgentes para os clientes, na verdade não sejam. Por isso, é importante manter o comando da situação e não deixar a pressa e o desespero de clientes arruinarem seu planejamento, seja para aquele dia, semana ou mês. “Entre outras coisas para as quais nossos clientes nos contratam, uma delas é para que nós sejamos o dono da bola, nós controlemos o que é importante e o que não é, e será a eficiência em gerir estas requisições que nos posicionará melhor no mercado frente aos concorrentes”, diz Rezende.

4. Monitore o tempo gasto nas suas atividades
Alguns programas de computador podem ajudá-lo a fazer isso. O consultor recomenda o RescueTime, para monitorar o tempo gasto com as atividades no computador, como leitura de e-mails e participação em redes sociais. Isso ajuda a fazer um planejamento do trabalho com foco no tempo. É preciso também saber para que atividade se irá usar o tempo ganho com esse monitoramento. Não adianta economizar tempo se não há nenhum plano de como usá-lo.

5. Reuniões somente em alguns dias da semana
Reuniões podem ocupar muito tempo em uma semana de trabalho. Para fazer uma reunião de duas horas com um cliente, quase o dobro do tempo é gasto só no deslocamento e preparação para o encontro. Para impedir que haja perda de tempo com muitas reuniões, Rezende sugere reservar apenas dois dias da semana para reuniões. E se várias reuniões são agendadas no mesmo dia, ele será melhor aproveitado.

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Debora Carrari